Automatiser sa gestion client avec PlanningLib + Make : créer une tâche Notion à chaque nouveau RDV
Découvrez comment connecter PlanningLib à Make (ex-Integromat) pour créer automatiquement une tâche dans Notion à chaque nouveau client. Guide complet avec scénario pas à pas.
Make vs Zapier : quelle différence pour vos automatisations ?
Si vous avez déjà entendu parler de Zapier, Make (anciennement Integromat) vous sera familier. Les deux outils connectent des applications sans code. La différence clé : Make offre une interface visuelle en flux avec des scénarios multi-branches, idéale pour les automatisations plus complexes qui impliquent des conditions ou plusieurs étapes.
Dans ce guide, nous allons construire ensemble un scénario Make pratique : à chaque nouveau client qui prend un premier rendez-vous sur PlanningLib, créer automatiquement une page dans Notion pour suivre ce client.
Ce type d'automatisation est parfait pour les professionnels qui veulent garder un CRM léger dans Notion sans ressaisir manuellement chaque nouveau contact.
Ce dont vous avez besoin
- Un compte PlanningLib (gratuit)
- Un compte Make (le plan gratuit inclut 1 000 opérations/mois)
- Un workspace Notion avec une base de données "Clients"
- L'intégration Notion activée dans votre workspace
Étape 1 — Préparer votre base de données Notion
Avant de configurer le scénario Make, créez une base de données Notion avec les colonnes suivantes :
- Nom (Title) — nom du client
- Téléphone (Phone) — numéro de téléphone
- Email (Email) — adresse e-mail
- Premier RDV (Date) — date du premier rendez-vous
- Prestation (Select) — type de service réservé
- Statut (Select) — options : Nouveau, Actif, VIP, Inactif
Cette structure vous donnera un CRM fonctionnel dans Notion, mis à jour automatiquement à chaque nouveau client.
Étape 2 — Créer votre scénario dans Make
Connectez-vous à Make et cliquez sur "Create a new scenario".
L'interface Make s'affiche sous forme d'un canvas vide avec un grand bouton "+". Cliquez dessus pour ajouter votre premier module (le déclencheur).
Module 1 : PlanningLib — Watch New Bookings
Dans la barre de recherche, tapez "PlanningLib" et sélectionnez l'application.
Choisissez le déclencheur "Watch New Bookings".
Make vous demande de créer une connexion à PlanningLib. Cliquez sur "Add" et renseignez vos identifiants PlanningLib (ou utilisez le flux OAuth). Donnez un nom à cette connexion (ex : "Mon PlanningLib") et cliquez Save.
Configuration du déclencheur :
- Limit : laissez à 10 (nombre de réservations traitées par exécution du scénario)
- From date : laissez vide pour traiter toutes les nouvelles réservations
Cliquez OK.
Module 2 : Filtre — Seulement les nouveaux clients
Pour n'ajouter dans Notion que les clients qui n'ont jamais réservé avant (et non les clients existants qui reréservent), ajoutez un filtre entre les deux modules.
Cliquez sur la connexion entre les modules et sélectionnez "Add a filter".
Configurez le filtre :
- Label : Premier RDV uniquement
- Condition : `booking_is_first_time` > Equal to > `true`
Ce filtre fait passer uniquement les réservations marquées comme premier rendez-vous d'un client.
Module 3 : Notion — Create a Database Item
Cliquez sur le "+" après le filtre et cherchez "Notion".
Sélectionnez l'action "Create a Database Item".
Connectez votre compte Notion en cliquant sur "Add" et en autorisant Make à accéder à votre workspace.
Configuration du module Notion :
- Database ID : sélectionnez votre base de données "Clients" dans la liste déroulante
- Mappez les propriétés en cliquant sur chaque champ :
| Propriété Notion | Valeur Make (dynamique) |
|---|---|
| Nom | `{{1.client_name}}` |
| Téléphone | `{{1.client_phone}}` |
| `{{1.client_email}}` | |
| Premier RDV | `{{1.booking_date}}` |
| Prestation | `{{1.service_name}}` |
| Statut | Nouveau (valeur fixe) |
Les variables entre `{{ }}` sont automatiquement remplies avec les données de PlanningLib à chaque exécution.
Cliquez OK.
Étape 3 — Tester et activer le scénario
Avant d'activer le scénario, testez-le manuellement.
Cliquez sur "Run once" (bouton en bas à gauche). Make exécute le scénario une fois et affiche les données traitées à chaque module.
Si tout est vert, ouvrez votre base de données Notion — vous devriez voir une nouvelle entrée client créée automatiquement avec toutes les informations renseignées.
Planifier le scénario :
Cliquez sur la petite horloge en bas à gauche du canvas. Choisissez la fréquence d'exécution : toutes les 15 minutes est un bon équilibre entre réactivité et consommation d'opérations.
Cliquez sur "Activate scenario" (bouton bleu). Le scénario est maintenant actif.
Ce que vous gagnez avec cette automatisation
Sans cette automatisation, chaque nouveau client nécessite de :
- Ouvrir PlanningLib pour récupérer ses coordonnées
- Ouvrir Notion pour créer une nouvelle entrée
- Copier-coller les informations manuellement
- Se souvenir de mettre à jour le statut
Avec le scénario Make actif, tout se fait en moins de 2 minutes après la réservation, sans aucune action de votre part.
Aller plus loin : enrichir le scénario
Ce scénario de base peut être étendu avec des modules supplémentaires :
- Envoi d'un e-mail de bienvenue personnalisé via Gmail ou Brevo juste après la création dans Notion
- Notification Slack pour vous alerter en temps réel de chaque nouveau client
- Ajout dans une liste de diffusion Mailchimp ou Brevo pour vos e-mails marketing
Make permet de brancher ces modules supplémentaires visuellement, sans toucher au premier scénario.
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